Vom Prozessbild bis zum Auditbericht
Prozesse, Risiken und Chancen, Audits und Inspektionen, Dokumente und Reklamationen hängen in SpiceQMS aneinander, für eine oder mehrere Normen.
Ausgangslage
Ein Managementsystem lebt von seinen Verbindungen
Viele Managementsysteme bestehen aus Ordnern, Tabellen und einer Mappe für das nächste Audit. Was im Alltag geschieht, kommt erst kurz vor der Prüfung hinein.
In SpiceQMS gehört zusammen, was zusammengehört: Prozesse, Dokumente, Risiken und Chancen. Aus der Berichtsposition wird die Feststellung, aus der Feststellung die Maßnahme, ohne Abschreiben.
So sieht das Audit denselben Stand wie der Alltag.
Prozesse, die man sehen kann
Gezeichnet in BPMN 2.0
Prozesse werden im internationalen Standard BPMN 2.0 gezeichnet und direkt am Prozess gespeichert.
Schritt für Schritt
Jeder Prozessschritt kennt seine Vorgänger und Nachfolger.
Verknüpft statt abgelegt
Jeder Prozess ist mit seinen Dokumenten, Risiken, Chancen und Organisationseinheiten verknüpft.
Freigaben im Ablauf
Prozessfreigaben lassen sich über die Workflow-Engine steuern.
Risiken und Chancen
Risiken werden nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit bewertet, der Risikowert ist niedrig, mittel oder hoch. Maßnahmen entstehen als Aufgaben direkt am Risiko, bereits verknüpft. Ein Dashboard zeigt die Risikoanalyse als Diagramm.
- Fünf Risikoklassen, vom Prozess- bis zum strategischen Risiko
- Ein Status durch den ganzen Lebenszyklus, von neu bis abgeschlossen
- Bewertungen als eigene Datensätze, mit Genehmigungsschritt
- Chancen als eigenes Modul, mit Prozessen verknüpft
Audits und Inspektionen in einem Ablauf
Audittypen
System-, Prozess-, Produkt- und Compliance-Audits.
Intern und extern
Audits laufen intern, bei LieferantInnen oder bei KundInnen.
AuditorInnen
AuditorInnen kommen aus dem eigenen Haus oder von außen, zum Beispiel von einer Zertifizierungsstelle.
Lebenszyklus
Jedes Audit läuft von geplant über terminiert und Nachbearbeitung bis abgeschlossen.
Fragen je Kapitel
Auditfragen werden je Normkapitel hinterlegt, mit Berichtspositionen je Frage.
Bewertungsskala
Berichtspositionen werden auf einer Skala mit Farben und Punktwerten bewertet.
Inspektionen
Inspektionen haben ein eigenes Modul, etwa für Arbeitssicherheit oder Hygiene, und laufen von geplant bis abgeschlossen.
Checklisten
Fragensets dienen als wiederverwendbare Checklisten.
Ergebnisse
Jede Frage endet mit in Ordnung, Beobachtung oder Abweichung. Feststellungen laufen danach genau wie bei Audits.
Gelenkte Dokumente
Word-Dokumente werden im Browser bearbeitet, mit einer vollwertigen Textverarbeitung. Freigegebene Revisionen werden als PDF zusammen mit der Word-Datei gespeichert.
- Status von Entwurf und aktiv bis in Überprüfung und abgelaufen
- Revisionen mit eigenem Freigabeablauf
- Automatische Kopf- und Fußzeilen
Reklamationen bis zum Abschluss
Eine Reklamation ist erst erledigt, wenn ihre Ursache behoben ist. SpiceQMS führt sie durch alle fünf Schritte.
Erfassen
Reklamationen werden im System erfasst.
Zuordnen
Jede Reklamation wird den betroffenen Prozessen zugeordnet.
Ursache finden
Aus der Reklamation lässt sich eine Fehlerursachenanalyse anstoßen.
Bearbeiten
Die Bearbeitung wird bis zum Abschluss verwaltet.
Wirksamkeit prüfen
Eine Wirksamkeitsprüfung bestätigt, dass die Maßnahmen greifen.
Von der Feststellung zur belegten Maßnahme
Feststellung
Eine Feststellung ist eine Abweichung, eine Beobachtung oder gute Praxis. Aus einer Berichtsposition angelegt, übernimmt sie Audit, Position, Typ und Status.
Bewertung
Die Feststellung wird bewertet. Daraus ergibt sich, was zu tun ist und bis wann.
Umsetzung
Die Maßnahme wird umgesetzt. Wer zuständig ist, steht am Datensatz.
Wirksamkeitsprüfung
Vor dem Abschluss steht die Wirksamkeitsprüfung.
Abgeschlossen
Die Feststellung bleibt mit Audit oder Inspektion und der Berichtsposition verknüpft.
Vorlagen
Normen als fertige Kapitelstrukturen
Die Vorlagen folgen der Kapitelstruktur der jeweiligen Norm, ohne vollständigen Normtext.
15
Normen und Regelwerke mit Vorlagen
Fast 1.500
Kapitelvorlagen
Vorlagen
Normen als fertige Kapitelstrukturen
Die Vorlagen folgen der Kapitelstruktur der jeweiligen Norm, ohne vollständigen Normtext.
15
Normen und Regelwerke mit Vorlagen
Fast 1.500
Kapitelvorlagen
Skills und Training mit SpiceHCM
Schulungen laufen vom Antrag über die Planung bis zum Abschluss. Forderungen zu Kompetenz, Schulung und Bewusstsein werden mit denselben Personaldaten belegt. Die Schulungen selbst führen Sie in SpiceHCM. Welche Skills eine Stelle verlangt, steht in der Qualifikationsmatrix. Qualifikationen haben eine Gültigkeit, und was abläuft, fällt rechtzeitig auf.
Was sich ändert
Vom Ordner zum lebenden System
Prozesse, Risiken und Audits gehören zusammen, statt in getrennten Dateien zu liegen. Am Prozess sehen Sie die verknüpften Dokumente, Risiken und Chancen.
Kennzahlen werden laufend aus den Systemdaten berechnet, getrennt je Gesellschaft. Ausgabevorlagen listen verknüpfte Daten auf, etwa alle Prozesse mit ihren Risiken und Normkapiteln.
So bleibt das Managementsystem aktuell, ohne dass jemand nacharbeitet.
Mehrere Normen, ein Managementsystem
Die Vorlagen reichen von Qualität über Umwelt und Energie bis zur Informationssicherheit. Mehrere Normen laufen parallel in einem Managementsystem.
- ISO 9001 und IATF 16949 für Qualität
- ISO 14001 für Umwelt
- ISO 45001 für Arbeitssicherheit
- ISO 13485 für Medizinprodukte
- ISO 27001 für Informationssicherheit
Verbunden mit Personal und KundInnen
Personalwesen in einem System: Organisationsstruktur, Stellen, Kompetenzen, Schulungen und Abwesenheiten.
SpiceHCM
Kundenbeziehungen in einem System mit Open Core: Firmen, Vertrieb und Service.
SpiceCRM
Qualitätsmanagement in einem System: mehrere Normen gleichzeitig, Audits, Feststellungen und Maßnahmen.
SpiceQMS
Fragen zu SpiceQMS
Nur Kapitelstrukturen, nicht die vollständigen Normtexte. Zu jedem Kapitel lassen sich Auditfragen hinterlegen.
Ja, ein Managementsystem kann mehrere Normen parallel führen.
Jede Feststellung behält die Verbindung zum Audit oder zur Inspektion, aus der sie stammt, und zur Berichtsposition.
Das Hosting liegt vollständig in der EU, auf Wunsch vollständig in Österreich bei europäischen Betreibern.
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Was haben Sie vor, und was fehlt Ihnen heute? Wir antworten persönlich und sagen offen, ob Spice dazu passt.
- Sie schreiben uns, was Sie vorhaben.
- Wir melden uns persönlich per E-Mail.
- Auf Wunsch zeigen wir Ihnen Spice in einer Demonstration.
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