Compliance
Vorlagen für 15 Normen und Regelwerke, dazu Compliance-Risiken, Hinweise und Audits in einem einzigen System.
Ausgangslage
Regeln kommen selten allein
Neben der Norm stehen Gesetze, behördliche Auflagen und Vorgaben Ihrer KundInnen. Jede Regel bringt eigene Listen, Fristen und Nachweise mit. Wer sie in getrennten Tabellen führt, verliert den Überblick genau dort, wo er gebraucht wird: im Audit.
In SpiceQMS führt ein Managementsystem mehrere Normen parallel, etwa ISO 9001 und ISO 14001. Compliance-Audits, Compliance-Risiken und Compliance-Meldungen liegen im selben System wie Ihre Prozesse.
So sehen Sie an einem Ort, was gilt, was offen ist und was belegt ist. Eine zweite Liste neben dem System wird überflüssig.
Vorlagen für 15 Normen
Qualität
Umwelt und Energie
ISO 14001, ISO 50001 und die EMAS-Verordnung der Europäischen Union.
Sicherheit
ISO 45001 für Arbeitssicherheit und ISO 27001 für Informationssicherheit.
Labore und Inspektion
ISO/IEC 17025, auch in der Fassung von 2005, ISO/IEC 17020 und ISO 15189.
Compliance
ISO 37301 für Compliance-Management und ISO 37001 gegen Korruption.
Verkehrssicherheit
Sicherheitsbewertung der Straßeninfrastruktur.
Kapitelstrukturen, bereit für Ihre Inhalte
Fast 1.500 Kapitelvorlagen folgen der Struktur der jeweiligen Norm, zu jedem Kapitel lassen sich Auditfragen hinterlegen.
Cybersicherheit
Cybersicherheit wird nachweispflichtig
Seit 1. Oktober 2026 setzt das NISG 2026 die Richtlinie (EU) 2022/2555, bekannt als NIS2, in Österreich um. Erfasst sind in der Regel Einrichtungen kritischer Sektoren ab mittlerer Unternehmensgröße. Über die Lieferkette erreichen die Anforderungen auch kleinere Betriebe.
Das Gesetz verlangt angemessene Risikomanagementmaßnahmen in zehn Bereichen. Die Leitung muss die Umsetzung sicherstellen, beaufsichtigen und selbst an Schulungen teilnehmen. Erhebliche Sicherheitsvorfälle gehen binnen 24 Stunden als Frühwarnung an das zuständige CSIRT. Binnen zwölf Monaten nach Eintritt der Registrierungspflicht folgt die Selbstdeklaration.
Keine Software macht ein Unternehmen NIS2-konform, aber sie kann zeigen, wo es steht. Für ISO 27001 bringt SpiceQMS eine Vorlage mit 50 Kapiteln mit. Viele der geforderten Maßnahmen finden sich darin wieder. Die Anforderungen des NISG 2026 ergänzen Sie über die Vorlagenstruktur als eigenes Regelwerk. Schulungsnachweise der Leitung und der MitarbeiterInnen kommen aus SpiceHCM.
Was das Gesetz im Einzelnen verlangt, erklärt unser Beitrag zu NIS2 in Österreich.
Meldungen und Prüfungen mit eigenem Ablauf
Compliance-Meldungen haben einen eigenen Nummernkreis und laufen von neu über Bearbeitung und Abschluss bis zum Versand. Jede Änderung wird verfolgt, der Weg einer Meldung bleibt nachvollziehbar. Prüfungen zur Kundenidentifikation laufen als eigene Vorgänge mit zugehörigen Aufgaben. Beides lässt sich über Workflows steuern, damit keine Frist an einer einzelnen Person hängt.
- Meldungen mit eigenem Nummernkreis
- Änderungsverfolgung für jede Meldung
- Kundenidentifikation mit eigenen Aufgaben
Hinweise
Ein Kanal für Hinweise
Wer einen Verstoß bemerkt, soll ihn melden können, ohne erst nach dem richtigen Postfach zu suchen. Hinweise gehen über eine Spice-Oberfläche oder Ihre eigene Schnittstelle direkt ins Managementsystem ein.
Meldungen sind vertraulich, auf Wunsch ohne Namensangabe. Jede Meldung erhält eine Nummer und durchläuft einen festen Ablauf bis zum Abschluss. Änderungen werden verfolgt und bleiben später nachvollziehbar.
So erreicht ein Hinweis die Stelle, die ihn bearbeiten muss, und bleibt dort nicht liegen.
Compliance-Risiken im Blick, Audits im Plan
Das Compliance-Risiko ist eine eigene Risikoklasse, bewertet nach Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit. Daraus errechnet SpiceQMS einen Risikowert und stuft ihn als niedrig, mittel oder hoch ein. Risikobewertungen sind eigene Datensätze mit Genehmigungsschritt, ihre Geschichte bleibt erhalten. Compliance-Audits laufen neben System-, Prozess- und Produktaudits. Ein Dashboard für Risiken und Compliance zeigt der Leitung, wo Regeln am ehesten verletzt werden könnten.
- Compliance-Risiko als eigene Klasse
- Compliance-Audits
- Dashboard für Risiken und Compliance
Was sich ändert
Nachweise statt Suche
Kommt im Audit eine Nachfrage, steht die Antwort im System, mit ihrer Geschichte. Jede Feststellung bleibt mit ihrem Audit und der genauen Berichtsposition verknüpft. Von der Bewertung bis zur Wirksamkeitsprüfung ist jeder Schritt dokumentiert.
Mit SpiceHCM kommen Schulungsnachweise aus denselben Personaldaten. Ausgabevorlagen listen Prozesse mit ihren Risiken und Normkapiteln auf, etwa für die Managementbewertung.
Die Vorbereitung eines Audits schrumpft so auf das Wesentliche. Erzählen Sie uns, welche Regeln Ihre Organisation einhalten muss.
Fragen zu Compliance
Die Vorlagen folgen der Kapitelstruktur der jeweiligen Norm. Zu jedem Kapitel lassen sich Auditfragen hinterlegen.
Ja, neue Normen ergänzen Sie über die Vorlagenstruktur.
Über eine Spice-Oberfläche oder Ihre eigene Schnittstelle, direkt ins Managementsystem.
Ja, von der Bewertung über die Umsetzung bis zur Wirksamkeitsprüfung.
Nur wenn Sie Spice AI einrichten, das in SpiceQMS Standard enthalten ist. Ohne eingetragene Schnittstelle ist Spice AI nicht aktiv. Spice AI arbeitet nur innerhalb Ihrer Berechtigungen und mit dem Dienst, den Sie selbst anbinden. Hinweise und Compliance-Meldungen bleiben für Spice AI gesperrt, auch wenn eine Schnittstelle eingetragen ist.
Das Hosting liegt vollständig in der EU, auf Wunsch vollständig in Österreich bei europäischen Betreibern.
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Was haben Sie vor, und was fehlt Ihnen heute? Wir antworten persönlich und sagen offen, ob Spice dazu passt.
- Sie schreiben uns, was Sie vorhaben.
- Wir melden uns persönlich per E-Mail.
- Auf Wunsch zeigen wir Ihnen Spice in einer Demonstration.
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